Reglas para comunicación telefónica.

ACTIVIDAD 7

El alumno investiga 15 reglas para una buena comunicación que tenga que ver brindar soporte técnico  a distancia.

1. Saber escuchar.-No acapare la conversación, escuche a su interlocutor. Concentre sus cinco sentidos en la comunicación
2. Interesarse  Vivamente  en lo que dice su interlocutor.-Concentre la atención en la idea principal de la conversación. No se distraiga.
3. Sea considerado.- Identifíquese con claridad y pregunte con gentileza a su interlocutor el objeto de la llamada. 
4. Utilizar las palabras apropiadas.- Hable claramente y sin rodeos utilizando buenos modales. Hable con claridad naturalidad y buena pronunciación. No grite. No arrastre las palabras. No emplee muletillas ni frases irritantes. La conversación pierde claridad si se come mientras se habla. 
5. Ser cortes.- Utilice siempre las formulas de cortesía: “ por favor” y “Gracias”. 
6. Conozca y aproveche sus recursos telefónicos.- Lea los manuales de manejo y aprenda a utilizar y aprovechar al máximo las funciones de los aparatos telefónicos. Tenga siempre a la mano una guía telefónica de su ciudad y de los números telefónicos que mas utilice.
7. Utilice bien los aparatos telefónicos.-  Coloque el micro teléfono a dos centímetros de distancia y hable directamente. Reduzca los ruidos de fondo para escuchar y ser escuchado con claridad. Cuando llame, marque cuidadosamente el numero para no equivocarse. Al terminar de hablar, cuelgue el auricular con suavidad. 
8. Al tratar con llamadas exigentes                                                                                           *Averiguar que tipo de ayuda necesita el que llama.  Preguntar acerca de la naturaleza de la llamada.       *No decir “yo puedo ayudarle en eso” da la impresión de que la intención es bloquear la llamada.      *Ser cortes, atenta y dar la información correcta.
9. Discreción Y cortesía:                                                                                                                       * Utilice formas cortes para decir no.                                                                                            * La cortesía desempeña un papel vital para mantener buenas relaciones publicas.                        *Toda organización tiene periodos en que todos están extraordinariamente ocupados.                 *Coloque los modales de su compañía a un nivel que evite todo reproche.     
10. No deje las llamadas en espera:                                                                                                     *Dejar a una persona en espera es desagradable.                                                                         *Siempre que sea necesario dejar una llamada en espera por mas de 15 segundos, se debe tener la consideración de darle al interlocutor razón de lo que esta sucediendo en su lado de la línea.   *De siempre la seguridad de que Ud. Esta tratando de transferir la llamada. 
11. Mantenga su buen animo: Sea amigable al responder cada llamada telefónica. Algo que te puede ayudar es practicar el pensamiento positivo. 
12. Sus mensajes son precisos Un mensaje bien transmitido debe incluir:                                         *Fecha y hora de la llamada.                                                                                                       *Nombre y apellido de ala persona que debe retornar la llamada.                                               *Nombre completo de la persona que llamo.                                                                               *Indicativo o código de área, numero de teléfono y la extensión.                                               *Mensaje breve.                                                                                                                             *La acción que se debe tomar. 
13. Limítese a su trabajo:                                                                                                                   *Cuando los que llaman hacen preguntas acerca de la política y personal de su compañía, evite las explicaciones largas.                                                                                                               *Responda sencillamente y de manera directa.
14. Ejercite su voz:                                                                                                                             *Al responder el teléfono la calidad de su voz es igualmente importante.                                     * Una voz atractiva por teléfono transmite una imagen positiva de la organización que representa. 
15. Deje la mejor impresión de su organización:                                                                                    *Todo lo que Ud. Diga ayuda a crear en los que llaman imágenes visuales de su organización, del personal y de Ud.                                                                                                                      * Piense como reaccionaria ud. Si le dicen que alguien esta ocupado, muy atareado, o no esta recibiendo llamadas. Aun cuando una de estas situaciones refleje la realidad, no es halagador oírlo expresado bruscamente.